Cashback-uitbetalingen

Bij cashbackacties krijgen claimants geld terug op hun bankrekening. Donaraz maakt zelf nooit geld over: het verzamelt en controleert de bankgegevens en maakt een betaalbestand dat je in je eigen internetbankieren uploadt. Je bank doet de overboekingen.

Het proces

claim ingediend → goedgekeurd → geëxporteerd in een uitbetaalbestand → geüpload bij je bank → gemarkeerd als betaald

1. Je uitbetalingsrekening instellen

Ga naar Settings → Payout account en vul in:

• Debiteurgegevens — de bedrijfsnaam en IBAN (en BIC) waarvan wordt betaald.
• Standaarden — het gewenste bestandsformaat en hoeveel betalingen in één bestand gaan (1–1000; veel banken accepteren maximaal 100 of 200 per upload).

2. De actie instellen

Kies beloningsmodus Cashback (alleen geld) of Mixed gift (een cadeau plus geld terug) en stel het cashbackbedrag en de valuta in. Zie Actietypes.

3. Wat claimants invullen

Alleen bij cashbackacties vraagt het claimformulier om:

• Naam van de rekeninghouder — verplicht; bij SEPA gecontroleerd via de Verification of Payee van de bank.
• IBAN — in het formulier gecontroleerd op het controlegetal. BIC is optioneel voor SEPA.
• Of een ander rekeningtype — rekeningnummer + BIC (verplicht) en optioneel een clearingschema, voor landen zonder IBAN.

Medewerkers met claimrechten kunnen bankgegevens op de claimpagina corrigeren vóór het exporteren.

4. Een uitbetaalbestand exporteren

1. Keur de claims goed. De goedkeuringsmail laat de claimant weten dat de cashback eraan komt, en het bedrag wordt op de claim vastgelegd.
2. Open in Requests de optie Export payout.
3. Kies een formaat en het aantal betalingen per bestand en download.
4. Upload de bestand(en) in je internetbankieren.

Geëxporteerde claims krijgen uitbetalingsstatus Exported, zodat ze nooit twee keer worden betaald.

Formaat	Gebruik als
pain.001.001.03	Oudere SEPA-bankportalen. Alleen SEPA (EUR + IBAN).
pain.001.001.09	Nieuwere portalen. Ook verplicht voor betalingen in andere valuta, buiten SEPA of zonder IBAN (als apart grensoverschrijdend bestand).
CSV	Je bank of boekhoudpakket importeert spreadsheets.

5. Claims als betaald markeren

Je bank bevestigt de overboekingen. Daarna kun je:

• Mark as paid — selecteer de geëxporteerde claims en markeer ze als betaald; of
• een pain.002-statusrapport uploaden van je bank. Geaccepteerde betalingen worden Paid, geweigerde Rejected; lopende blijven Exported.

Veel banken sturen nooit een pain.002 — met de hand als betaald markeren is prima.

Uitbetalingsstatussen

Status	Betekenis
Unpaid	Goedgekeurd en klaar voor de volgende export.
Exported	In een uitbetaalbestand; wacht op de bank.
Paid	Betaling bevestigd.
Rejected	De bank weigerde (bijvoorbeeld een opgeheven rekening).
Reopened	Terug in de wachtrij na een correctie.

Een geweigerde betaling? Corrigeer de bankgegevens op de claim, klik op Reopen en neem hem mee in de volgende export.

Tip: Exporteer op een vaste dag per week. Claimants krijgen een voorspelbaar uitbetaalmoment en je financiële afdeling één upload in plaats van tientallen.

Gerelateerd

• Actietypes
• Claims beheren